Firmenumzug: Tipps für Ihren Firmenumzug oder Büroumzug

Ganz egal, ob es sich um einen großen Firmenumzug oder um einen kleinen Büroumzug handelt – jede Betriebsübersiedlung ist mit einer Menge Arbeit verbunden. Und wie bei jedem Umzug ist auch bei einem Firmenumzug Stress vorprogrammiert. Doch mit der rechtzeitigen Umzugsplanung und den richtigen Tipps und Tricks lässt sich auch ein aufwendiger Firmenumzug mit Leichtigkeit meistern. Wir verraten Ihnen in diesem Beitrag, worauf Sie bei Ihrem Firmen- oder Büroumzug achten sollten und geben Ihnen ein paar nützliche Umzugstipps.

Will man nicht im totalen Chaos versinken, sollte man mit der Planung seines Betriebsumzuges möglichst früh beginnen. Je nachdem, wie groß das zu übersiedelnde Unternehmen ist, ist ein Zeitraum von mehreren Wochen oder Monaten ideal, um sich über die Umzugsplanung Gedanken zu machen. Dazu zählt auch die Überlegung, wie der Firmenumzug durchgeführt werden soll. Überlegen Sie sich vorab schon gut, ob Sie Ihren Umzug lieber selbst in die Hand nehmen oder doch lieber eine Umzugsfirma mit der Übersiedlung Ihres Unternehmens beauftragen. Die meisten Unternehmer greifen im Fall eines Firmenumzuges lieber auf ein professionelles Unternehmen zurück. Eine kompetente Umzugsfirma nimmt einem nämlich nicht nur die zeit- und kräfteraubenden Umzugsarbeiten ab – auch die Umzugskosten lassen sich steuerlich absetzen. Sollten auch Sie Ihren Firmen- oder Büroumzug von einem Umzugsunternehmen durchführen lassen, achten Sie unbedingt darauf, dass diese auch auf Betriebsübersiedlungen spezialisiert ist.

Zur weiteren Planung eines Firmenumzuges gehört auch die Erstellung eines Zeitplans. Im Prinzip ist ein Firmenumzug nichts anderes als ein Projekt, welches in einem bestimmten Zeitraum erledigt werden muss. Wichtig ist, dass Sie sich gut überlegen, wann der Umzug stattfinden soll. Bedenken Sie bei der Wahl Ihres Umzugstermins auch, dass nicht nur der Umzug an sich viel Zeit in Anspruch nehmen wird, sondern auch die anschließende Einrichtung der neuen Geschäfts- oder Büroräumlichkeiten.

Damit in Ihrem Betrieb alles möglichst seinen gewöhnten Lauf nimmt und bestimmte Projekte nicht auf der Strecke bleiben, ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter möglichst früh über den bevorstehenden Umzug informieren. Setzen Sie Deadlines für bestimmte Aufgaben und achten Sie darauf, dass keine Engpässe entstehen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter auch nach ihren Wünschen in Bezug auf die neuen Geschäftsräume. Je eher die Einrichtung Ihren Vorstellungen und jenen Ihrer Mitarbeiter entspricht, desto mehr Schwung kann der neuen Firmenstandort ins Unternehmen bringen. Fehlte bislang zum Beispiel ein eigener Raum für eine Kaffeepause? Oder klagen Ihre Mitarbeiter schon längst über die alten Schreibtische und Bürosessel? Dann ist der bevorstehende Firmenumzug die ideale Gelegenheit, um ein neues Design zu verfolgen und die alte Einrichtung gegen eine neue zu tauschen.

Zu einem reibungslosen Firmenumzug gehört natürlich auch das Packen. Und gerade da passieren die meisten Fehler. Sei es dass falsches Verpackungsmaterial besorgt wird oder nicht sorgfältig genug gepackt wird – nichts ist ärgerlicher, als wenn teures Firmeninventar zu Bruch geht oder wichtige Unterlagen verloren gehen.
Achten Sie darauf, dass Sie inventargerechte Umzugskartons und sonstiges Verpackungsmaterial besorgen. Besorgen Sie für elektronische Geräte unbedingt Verpackungsmaterial, welches die empfindliche Elektronik vor Feuchtigkeit schützt und Erschütterungen standhält. Akten und sonstige wichtige Unterlagen sollten Sie unbedingt in Ordnern und Mappen oder Aktenordnern verstauen. Vergessen Sie außerdem nicht darauf, alle Umzugskartons zu beschriften. Am besten notieren Sie sich auch, wo was hin kommt. Das erspart Ihnen am Einzugsort eine Menge Zeit. Obendrein wissen Ihre Umzugshelfer so ganz genau, wo etwas hingehört.

Weitere Tipps für Ihren Firmenumzug:

• Erstellen Sie eine Checkliste für Ihren Firmenumzug
• Verteilen Sie die einzelnen Arbeiten sinnvoll
• Beschriften Sie alle Umzugskartons und Transportkisten ausreichend
• Überlegen Sie sich genau, wann der Firmenumzug stattfinden soll
• Vereinbaren Sie rechtzeitig einen Termin mit einer Umzugsfirma
• Informieren Sie nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig über Ihren Unternehmensumzug und teilen Sie Ihre neue Firmenadresse mit.
• Planen Sie Pufferzeiten ein, damit Sie nicht in einen Zeitstress kommen, falls beim Umzug zu unvorhergesehenen Zwischenfällen kommt
• Aktualisieren Sie Ihre Werbemittel und Visitenkarten
• Vergessen Sie nicht, Ihre alten Geschäftsräume in einem sauberen Zustand zu hinterlassen
• Entrümpeln Sie altes Firmeninventar, das nicht mehr benötigt wird und entsorgen Sie alle Büromöbel, die nicht mit in die neuen Räumlichkeiten sollen
• Beauftragen Sie rechtzeitig Handwerker, Maler oder Reinigungspersonal
• Organisieren Sie die Schlüsselübergabe und erstellen Sie ein Übergabeprotokoll
• Überprüfen Sie nach dem Umzug alles auf etwaige Schäden, die beim Umzug entstanden sein könnten